Abril es una de las mayores industrias gráficas mundiales capaz de producir 350 millones de revistas al año. La gráfica tiene un modelo de negocio muy complejo y sofisticado para el sector editorial: realiza publicaciones con perfil gráfico editorial flexible para atender el mayor número de público dentro del segmento gráfico y también atender a las nuevas exigencias de personalización publicitaria.

Sólo para la Revista “Veja”, por ejemplo, Abril está comprometida a entregar cerca de 25 variaciones simultáneas del mismo título. Esta revista hoy posee tiraje total próximo de 1,2 millones de revistas por semana, 70% imprimidos en Sao Paulo, 16% en Recife (PE) y 14% en Juiz de Fora (MG).

Segun Sr. Cláudio Baronni, director de la Gráfica Abril, las variaciones gráficas de la revista “Veja” incluyen desde las tapas y pliegos especiales específicos para diferentes áreas del País hasta la inclusión de páginas de propaganda con circulación localizada y incremento de variaciones como papeles adjuntos, cupones y brindis de circulación definida por lugares.

Al total, cerca de 314 publicaciones mensuales son despachadas en todo el país, cantidad producida en intervalos de tiempo muy cortos debido a los compromisos con publicidad y distribución.

El gran volumen de producción requiere que la gráfica trabaje en un nivel de ocupación próximo a 95% - superior al promedio del sector gráfico – trayendo grandes desafíos de planificación y control para cumplir los acuerdos con los clientes.  La presión constante por reducción de costos, mayor calidad y eficiencia llevan la gráfica al desarrollo de nuevos y mejores procesos y a la búsqueda de herramientas que le permitan a la Editora Abril automatizar estos procesos.

Consciente de los desafíos actuales y futuros, Abril decidió implementar nuevos sistemas para gestión de producción. La empresa evaluó varias alternativas desde  herramientas disponibles en el mercado internacional hasta la inversión para renovación de su propia solución, desarrollada internamente.

“Si en realidad nuestro modelo nos deja muy competitivos, confirmamos que nos genera grandes desafíos administrativos” para los cuales aún no existía un software adecuado”, así lo dice el Sr. Baronni.

La decisión final fue la contratación de los productos y servicios METRICS, empresa brasileña que suministra sistemas de gestión de procesos para industria gráfica. El proyecto implementa una solución completa de gestión de producción que involucra a partir de la especificación del producto por los editores de revistas, formación de costos y precios, generación automática de especificaciones técnicas y órdenes de producción, planificación de fábrica, control de ejecución de los trabajos y expedición final.

Este proyecto fue desarrollado en etapas con la intención de hacer viable la implementación, sin causar perjuicios al negocio.

El producto Metrics JobTrack fue implementado en la primera etapa. Este sistema monitorea la producción y permite supervisar el trabajo de las máquinas en la planta, además de acompañar el status de cada trabajo. Las informaciones son capturadas de manera electrónica a través de sensores y se disponen para todos los departamentos de la empresa que pueden acompañar en tiempo real, la situación de cada máquina y de cada proceso al largo de los 45 mil metros de la fábrica de Sao Paulo. Como resultados se obtuvieron importantes reducciones en las pérdidas de papel, principal insumo de la empresa, además de significativos avances de productividad.

En la etapa siguiente se implementó el Metrics Planner. Esta herramienta realiza la planificación de producción y tiene por objetivo optimizar la ocupación de las actividades en  máquinas, dejando la fábrica en un nivel de eficiencia máximo, además de gestionar la ejecución de cada actividad, garantizando la entrega de productos en los plazos combinados. Con el nuevo sistema de gestión, Abril está haciendo aún más eficiente y ágil un modelo de planificación competitiva que el ejecutivo Sr. Baronni califica como ingeniería reversa. “Mientras la mayor parte de las empresas empiezan a crear el flujo de producción a partir de la materia prima, siguiendo para las máquinas y así por delante, nuestra estrategia de eficiencia consiste en planificar la producción a partir de la logística de entrega, o sea, todo flujo de producción se moldea basado en el esquema logístico, abasteciendo de manera coordenada centenas de camiones que se desplazarán para varios municipios. “Entregar estos productos de alta calidad en el local exacto y en el plazo determinado depende de mucha eficacia de proceso”, lo comenta el director.

A través del aporte que el producto Metrics proporciona, Abril traduce estos parámetros logísticos en términos de cronogramas, flujos y órdenes de producción. Una interfaz totalmente gráfica posibilita que los gestores “comprueben” cada una de las máquinas involucradas en el proceso y cada uno de los recursos que necesitan ocuparse en la producción de revistas.
Las decisiones son tomadas con base en informaciones disponibles en el sistema, ej.: demanda prevista por los editores, ocupación de equipos y restricciones técnicas de cada producto.
La integración con JobTrack mantiene la planificación actualizada en tiempo real, permitiéndoles a los operadores de inmediato ver cualquier cambio en la planificación de máquinas.

La tercera etapa del proyecto que se está finalizando, integra los editores al proceso. Los editores son responsables por las informaciones sobre las revistas que se producirán y por introducir su pedido a la gráfica, informando composición de productos, cantidades por producir, fechas y logística de distribución. El desafío en el área es facilitar el uso, permitiendo que no sea necesario que el usuario conozca de manera técnica el proceso de producción, limitación importante para aquellos que no son técnicos gráficos.  
El sistema desarrollado por METRICS cumple este objetivo al eliminar la necesidad de conocimiento técnico del editor. Un sistema especializado es capaz de definir de manera automática la mejor opción para producir la revista, sabiendo manejar los equipos y conociendo el proceso productivo. De esta manera, las especificaciones técnicas para órdenes de producción son generadas de manera automática, o sea, sin interferencia humana. Un módulo de WorkFlow permite a los usuarios controlar todos los cambios que ocurren durante el proceso tomando decisiones necesarias para cumplir los objetivos de producción.

En la evaluación del Sr. Baronni, después de las últimas pruebas de campo en la línea de producción Abril, el sistema Metrics podrá considerarse una herramienta inédita en gestión integrada de grandes manufacturas gráficas. “Entre las novedades que Metrics está introduciendo – a nuestro pedido – hay un sistema de integración que permite a los editores de revistas, un nivel de intervención casi directa en la planificación de producción. La idea es que el editor especifique lo que necesita y que el sistema pueda convertirlo de manera automática en un orden de producción”, así lo dice el Sr. Baroni.

Segun el ejecutivo, este alto nivel de automación es resultado de una fuerte relación entre Metrics y Abril para construcción de una herramienta que permite sistematizar la inteligencia del negocio que está en los procesos y en la cabeza de los profesionales Abril. “La sinergia entre las dos empresas permite configurar de manera matemática todo nuestro proceso productivo, dejándolo mensurable en todas sus etapas”.

Este proyecto es un paso fundamental para obtener los certificados de best-practices (mejores prácticas) del mercado. Mientras finaliza la implantación del nuevo sistema Metrics, Abril también desarrolla los informes finales que serán presentados a la “Fundação Nacional de Qualidade” para obtener el más alto nivel de certificación de proceso industrial existente en el País.
 

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