(Empresa avalia que a automação de processos não só é perfeitamente acessível para as pequenas empresas como também já se tornou pré-condição para a competitividade das PMEs)

A BC Gráfica, empresa com mais de 30 anos no segmento de impressão e acabamento, está encaminhando um processo de automação de seu ambiente de negócios e já conseguiu obter melhorias sensíveis em atividades relacionadas ao atendimento a clientes e ao controle da produção, com reflexos na redução de custos e na competitividade.

Instalada em uma área de 850 metros quadros, na Zona Sul de São Paulo, a empresa conta com 28 funcionários e atua nos segmentos comercial e promocional, atendendo clientes de todos os portes.

No seu projeto de automação, a BC Gráfica optou pela implantação modular dos sistemas da Metrics, empresa especialista em soluções de gestão para a indústria gráfica e de embalangens.

O projeto de automação gradativa dos processos industriais e de negócios na BC Gráfica teve início em 2006. Por esta época, a equipe da Metrics passou a interagir com a direção da empresa na escolha de soluções adequadas às necessidades mais críticas do negócio. Desde então, a BC Gráfica já conseguiu resolver alguns dos maiores gargalos na produção e no relacionamento da indústria gráfica com os clientes. Entre os benefícios obtidos, está a elaboração de orçamentos de forma ágil e precisa, um ponto que é visto pela empresa como grande diferencial estratégico,tanto para otimizar a captação de serviços quanto para alinhar as vendas com a linha de produção e as demais áreas da empresa.

Para obter estes ganhos de eficiência, a BC Gráfica implementou, em seu processo, o módulo de Planejamento e Controle da Produção que resulta em uma forma rápida e ágil de programar suas atividades de forma automática e integrada com o módulo de orçamento e de estoque.

O planejamento ganhou, desta forma, um nível de precisão e agilidade até pouco tempo impensável. “Até então, as atividades de planejamento e controle eram manuais, e não havia grande integração entre as partes. Com isto, os planejamentos exigiam o cruzamento de diversas planilhas eletrônicas, o que demandava grande trabalho para evitar a ocorrência de falha humana”, explica Marco Antônio Gonçalves, sócio diretor da BC Gráfica.

Ao implantar o PCP, a BC Gráfica fez uma completa revisão dos processos e padronizou cada passo do produção, eliminando os controles e apontamentos manuais que geravam inconsistências e exigiam constantes revisões cada vez que se alterava uma das variáveis.

“A partir daí, todos os parâmetros de materiais, máquinas e recursos humanos foram contemplados e organizados. Hoje, eles formam uma única base de dados, tanto para o cálculo dos orçamentos como para o planejamento e controle da produção.”, afirma Gonçalves.

Com estas funcionalidades, a BC Gráfica ganhou acuracidade na programação dos serviços e, agora, consegue acompanhar de forma on-line os andamentos dos trabalhos.

Além disto, afirma o sócio-diretor, a padronização dos processos abriu para a BC Gráfica a oportunidade de fazer uma ponte que vai da chegada de uma solicitação do orçamento até a entrega do pedido.

“Além de tornar muito mais ágil a preparação dos orçamentos, com o apoio do sistemas Metrics, a entrada dos pedidos em produção depende apenas de algumas ações coordenadas e rápidas. Com o orçamento aprovado, cada pedido é liberado no sistema da Metrics e passa a funcionar como um disparador de processos.

Ou seja, tão logo o sistema acuse o orçamento aprovado e suas condições de execução, o próprio Metrics desencadeia procedimentos, como a ordem de alocação de materiais, as ordens de aquisição e os apontamentos necessários para a programação da fábrica e até das contas a pagar e receber.

Operando com 2 máquinas de impressão e sistema de pré-impressão CTP, a BC Gráfica é uma das mais tradicionais empresas do segmento e vem se afirmando no mercado pela criatividade e qualidade dos serviços. “Antes de partir para a adoção do software de gestão integrada, tínhamos a falsa impressão de que este tipo de tecnologia só é acessível aos grandes players do mercado. Agora, depois de dois anos de contato com a Metrics, percebemos que a automação de processos não só é acessível, como é também pré-condição para a competitividade de empresas como a nossa, em um setor que vai ficando cada vez mais disputado”, afirma o diretor