Gráfica Abril é uma das maiores indústrias gráficas do planeta, com capacidade para produzir 350 milhões de revistas por ano, com um modelo de negócio dos mais complexos e sofisticados do setor editorial: o de publicações com perfil gráfico-editorial flexível para atender à segmentação máxima de público e às novas exigências de personalização publicitária. 

Só para a Revista Veja, por exemplo, a Gráfica Abril está comprometida a entregar cerca de 25 variações simultâneas do mesmo título. Um título cuja tiragem total gira hoje em torno de 1,2 milhões de revistas por semana, dos quais 70% são impressos em São Paulo, 16%  em Recife (PE) e 14% em Juiz de Fora (MG).

De acordo com Cláudio Baronni, diretor da Gráfica Abril, as variações gráficas da Veja compreendem desde capas específicas para as diferentes regiões do País e cadernos especiais por praça,  até a inclusão de páginas de propaganda com circulação localizada e o acréscimo de variáveis como encartes, cupons e brindes de circulação dirigida.

No total, são cerca de 314 publicações mensais, entregues em todo o país, que devem ser produzidas em intervalos de tempo bastante curtos, em função dos compromissos com publicidade e distribuição.

O grande volume de produção tem feito com que a gráfica trabalhe em nível de ocupação que gira em torno dos 95% - acima da média do setor gráfico – trazendo enormes desafios de planejamento e controle para cumprir os acordos com clientes. A pressão constante por redução de custos, maior qualidade e eficiência, tem levado ao desenvolvimento de novos e melhores processos, e à busca por ferramentas que permitam automatizar estes processos.

Consciente dos desafios atuais e futuros, a Editora Abril decidiu que deveria implementar novos sistemas para gestão da produção. A empresa avaliou diversas alternativas, desde ferramentas disponíveis no mercado internacional, até o investimento para renovar a solução própria, desenvolvida internamente.

“Se é verdade que nosso modelo nos torna altamente competitivos, também é inegável que ele gera enormes desafios administrativos, para os quais ainda não existia nenhum software adequado”, assinala Baronni.

A decisão final foi a contratação da METRICS, empresa brasileira dedicada ao fornecimento de sistemas para gestão de processos na Indústria gráfica. O projeto contempla a implementação de uma solução completa de gestão da produção que envolve desde a especificação do produto pelos editores das revistas, a formação de custos e preços, a geração automática das especificações técnicas e ordens de produção, o planejamento da fábrica e o controle da execução dos trabalhos até a expedição final.

Para viabilizar a implementação, sem gerar traumas para o negócio, o projeto foi desenvolvido em fases.

Na primeira fase foi implementado  o Metrics Job Track, sistema de monitoramento da produção que permite supervisionar o trabalho das máquinas no chão de fábrica e acompanhar o status de cada job. As informações são capturadas eletronicamente, através de sensores, e disponibilizadas para todos departamentos da empresa, que podem acompanhar, em tempo real, a situação de cada máquina e de cada processo, ao longo dos 45 mil metros da fábrica de São Paulo. Como resultados, foram obtidas importantes reduções nas perdas de papel, principal insumo da empresa, além de significativos ganhos de produtividade.

Na fase seguinte, foi implementado o Metrics Planner, ferramenta para planejamento da produção, cujo objetivo é otimizar a alocação das atividades nas máquinas, maximizando a eficiência da fábrica, além de gerenciar a execução de cada atividade, garantindo cumprimento dos prazos de entrega. Com o novo sistema de gestão, a Gráfica Abril está conseguindo  tornar ainda mais eficiente e mais ágil um modelo de planejamento competitivo que o executivo Cláudio Baronni qualifica como engenharia reversa. “Enquanto a maior parte das empresas começam a montar o fluxo de produção a partir da matéria prima, indo depois para as máquinas e assim por diante, nossa estratégia de eficiência consiste em planejar a produção a partir da logística de entrega. Ou seja: todo o fluxo de produção é moldado  com base no esquema logístico, envolvendo-se aí o abastecimento coordenado de centenas de caminhões que terão que se deslocar para centenas de municípios. “Entregar estes produtos altamente customizados, no local exato e no prazo estritamente determinado, depende de muita inteligência de processo”, comenta o diretor.

Com o apoio da solução da Metrics, a Gráfica Abril consegue traduzir estes parâmetros logísticos em termos de cronogramas, fluxogramas e ordens de produção.  Uma interface totalmente gráfica possibilita que os gestores “enxerguem” cada uma das máquinas envolvidas no processo e cada um dos recursos que necessitam ser alocados na produção das revistas.
As decisões são tomadas com base em informações disponíveis no sistema, tais como a demanda prevista pelos editores, a ocupação dos equipamentos, bem como as restrições técnicas de cada produto.
A integração com o JobTrack mantém o planejamento atualizado em tempo real, e qualquer modificação na programação das máquinas torna-se visível imediatamente aos operadores.

A terceira fase do projeto, que está sendo finalizada, integra os editores ao processo. Os editores são os responsáveis pelas informações sobre as revistas que serão produzidas e devem introduzir seu pedido para a gráfica, informando composição dos produtos, quantidades a produzir, datas e logística de distribuição. O desafio nesta área é facilitar o uso, eliminando a necessidade de que os usuários tenham conhecimento técnico do processo de produção, um limitador importante, visto que estes usuários não são técnicos gráficos.
O sistema desenvolvido pela METRICS cumpre este objetivo ao eliminar a necessidade de conhecimento técnico do editor. Um sistema especialista é capaz de definir automaticamente a melhor forma para produzir a revista, com base no conhecimento dos equipamentos e do processo produtivo. Desta forma, as especificações técnicas para ordens de produção são geradas automaticamente, praticamente sem interferência humana. Um módulo de Workflow permite aos usuários controlar todas as mudanças que ocorrem durante o processo, tomando as decisões necessárias para cumprir os objetivos da produção.

Na avaliação de Cláudio Baronni, após os últimos testes de campo na linha de produção da Gráfica Abril a plataforma da Metrics poderá ser considerada uma ferramenta inédita em termos de gestão integrada de grandes manufaturas gráficas. “Entre as novidades que a Metrics está introduzindo - a nosso pedido - está um sistema de integração que permite aos editores das revistas um nível de intervenção quase direta no planejamento da produção. A idéia é que o editor especifique o que necessita, e o sistema possa converter isto automaticamente em ordem de produção”, explica ele.

Segundo o executivo, este alto nível de automação é resultado de um forte entrosamento entre a Metrics e Gráfica Abril para a construção de uma ferramenta que permite sistematizar a inteligência do negócio, que está nos processos e na cabeça dos profissionais da Abril. “A sinergia entre as duas empresas nos permite parametrizar matematicamente todo o nosso processo produtivo, de modo a torná-lo mensurável em todas as suas etapas”.

Este projeto é um passo fundamental para a obtenção dos certificados de best-practices (melhores práticas) do mercado. Enquanto finaliza a implementação do novo sistema da Metrics, a Gráfica Abril desenvolve também os relatórios finais que apresentará à Fundação Nacional da Qualidade, a fim de obter o mais alto nível de certificação de processo industrial existente no País.
 
A Gráfica em números

1.100 funcionários
45 mil metros quadrados
350 milhões de exemplares impressos por ano, incluindo revistas, suplementos e edições especiais