Gestão especializada do Negócio Gráfico Cada setor da economia tem suas particularidades. Cada empresa tem sua personalidade, que a diferencia de seu concorrente e a torna menos ou mais competitiva. Metrics PrintWare é uma plataforma de gestão, com ferramentas e processos projetados especialmente para empresas que se dedicam ao negócio de impressão, criados a partir da experiência da Metrics em desenvolver e implementar sistemas nas principais companhias do setor, na America Latina. A seguir são tratados os principais requerimentos para suportar adequadamente a operação de uma indústria gráfica, e a forma como o METRICS Printware atende a estes requisitos. 1. Produto sob Encomenda 2. Definição do processo de produção 3. Custeio e Formação de Preços 4. Geração de Ordens de Produção 5. Planejamento da Fábrica 6. Controle da Produção 7. Pós-Cálculo – Comparação entre Previsto e Realizado 1. Produto sob Encomenda Produzir sob encomenda significa que cada produto tem características únicas, as quais são descritas no momento do pedido e que devem ser seguidas exatamente no processo de fabricação. Recurso Metrics Printware: Especificação técnica de produto gráfico. O sistema Metrics oferece módulos avançados e configuráveis para especificação de produtos gráficos, permitindo descrever todas as particularidades de cada pedido. Estas informações são capturadas, validadas, e utilizadas para cálculo de custos e preços, geração de propostas comerciais e produção. Benefícios: • Redução de erros na captação de informação • Integração automática com os processos seguintes, eliminando retrabalhos. • Agilidade na resposta ao cliente. 2. Definição do processo de produção Um mesmo produto gráfico pode ser produzido de muitas formas, dependendo do formato, tipo de impressão, acabamento, materiais a utilizar e equipamentos disponíveis na empresa. Uma vez recebida uma especificação do cliente, é necessário definir a melhor forma de produção para aquele trabalho especifico. Esta é sempre uma área delicada na indústria, pois depende de profissionais qualificados, com conhecimento técnico profundo, a fim de criar um roteiro de produção otimizado para minimizar custos e obter o produto na qualidade desejada. Recurso Metrics Printware: Geração Automática da Engenharia do Produto a partir da especificação do cliente. O sistema Metrics tem a capacidade de definir automaticamente o melhor roteiro de produção para um trabalho. A partir da especificação do cliente e conhecendo as características de máquinas e materiais disponíveis, o sistema realiza simulações e define a melhor forma para produzir, as operações necessárias, as máquinas, processos manuais e terceiros que realizarão a transformação e a matéria prima a ser consumida. Benefícios: • Padronização: As regras utilizadas para definir o processo de produção serão sempre as mesmas, e baseadas nas melhores práticas para a empresa. • Automação: Maior produtividade, necessidade de menor quantidade de pessoas especializadas. • Preservação do conhecimento: as regras importantes para operar os processos da empresa estão no sistema, e não mais somente na cabeça das pessoas. 3. Custeio e Formação de Preços Por tratar-se de produtos únicos, cada pedido deve ser orçado individualmente, considerando as quantidade, os recursos que serão necessários, custos financeiros, etc. O preço de venda deve ser determinado seguindo uma estratégia comercial coerente, que considere metas e o momento atual da empresa. A precisão e detalhamento nestes cálculos é fundamental para preparação de boas ofertas comerciais e manutenção da rentabilidade da empresa. Recurso Metrics Printware: Sistema especializados para elaboração de orçamentos e propostas comerciais. Os módulos de orçamentos Metrics são capazes de gerar estimativas de custos precisas, baseados em critérios técnicos e de acordo com as características da empresa. Vários critérios de custeio podem ser aplicados, e as cálculos são detalhados até o menor nível. A formação de preço segue regras definidas pelo cliente, de acordo com sua estratégia. É possível realizar simulações para auxiliar nas negociações com clientes, entendendo o impacto de cada concessão realizada. O sistema gera propostas comerciais, em formato definido na empresa, bem como documentos para análise interna. As informações são apresentadas de forma objetiva, e permitem tomar decisões baseadas em números. Benefícios: • Maior agilidade: Maior velocidade no atendimento às solicitações de orçamento • Maior segurança: Maior segurança para definir os preços a serem praticados. 4. Geração de Ordens de Produção A geração e controle da Ordem de Produção está entre os processos mais importantes da empresa. A Ordem de Produção deve conter todas as especificações do produto, processos e materiais, bem como orientações técnicas para sua confecção. Os documentos gerados devem permitir a compreensão exata, pelos operadores, do que deve ser feito. Recurso Metrics Printware: Ordens de Produção completas para produtos gráficos. No Metrics, as Ordens de Produção são geradas automaticamente, a partir das especificações do cliente e com base na engenharia de produto. Informações técnicas sobre cada processo estão disponíveis e são utilizadas para emitir documentos, planejar e controlar a produção da fábrica. Benefícios: • Eliminar retrabalhos e documentos paralelos • Informações mais confiáveis na produção. Redução de erros. 5. Planejamento da Fábrica Para ser rentável, uma fábrica deve operar num nível de ocupação alto, com um grande volume de trabalhos. No entanto, uma série de características torna complexa a tarefa de gerenciar a gráfica neste nível alto de ocupação, cumprindo prazos de entrega e qualidade: • Os prazos de entrega geralmente são curtos. • A previsibilidade de demanda é baixa. Os clientes confirmam os pedidos próximo da data de produção. • Os trabalhos são complexos, com muitas operações e roteiros em paralelo que necessitam ser sincronizados. • É necessário coordenar a compra de materiais e a contratação de terceiros. As gráficas, em geral, não contam com sistemas e processos adequados, que permitam planejar adequadamente a produção e acompanhar as mudanças diárias na carga de trabalho, principalmente porque esta programação depende muito das atividades da área comercial e a comunicação entre comercial e produção não é sistematizada. Muitos controles em paralelo são criados e, mesmo assim, existe uma grande dificuldade em fornecer prazos e ter uma visão antecipada de problemas. Recurso Metrics Printware: Planejamento Colaborativo. O sistema Metrics Planner permite planejar adequadamente a execução de todas as Ordens de Produção, considerando prazos, prioridades, capacidade produtiva e restrições. As Ordens de Produção, uma vez liberadas, são incluídas imediatamente no planejamento, e qualquer mudança, seja de especificação, datas ou quantidade, ajusta automaticamente o plano de trabalho. Utilizando um avançado sistema especialista, o Metrics Planner é capaz de, apenas com um clique do mouse, distribuir todas as atividades entre as diversas máquinas, gerando o programa de produção. Através de uma inteface gráfica simples e com muitos recursos, o usuário tem a possibilidade de modificar as sequencias, obter informações de ocupação prevista, gerar relatórios e muito mais. A previsão de término é ajustada, em tempo real, a medida que as informações de quantidades produzidas são captadas nas máquinas. Utilizando as funções de simulação, é possível avaliar o impacto de qualquer modificação no planejamento, como a entrada de um grande pedido, a quebra de um equipamento ou a utilização de horas extras. As informações de previsão de entrega, ocupação futura e sequencias ficam disponíveis para consultas por toda a empresa. Desta forma é muito mais simples tomar decisões sobre aceitar um pedido, trabalhar em horas extras, renegociar prazos ou adotar políticas comerciais para garantir a ocupação da fábrica. Benefícios: • Otimização da utilização das máquinas, elevando a ocupação • Maior previsibilidade, maior segurança no cumprimento dos prazos • Melhores informações para tomar decisões de vendas e produção • Mais agilidade nas respostas aos clientes e área comercial • Maior capacidade em reagir a mudanças geradas por novas vendas 6. Controle da Produção O controle da Produção é responsável por acompanhar a execução de todos os trabalhos na fábrica, registrando os tempos utilizados e as quantidades produzidas, entre outras informações. Recurso Metrics Printware: JobTrack – sistema para controle de produção O Metrics JobTrack permite o acompanhamento sistematizado de todas as atividades de produção. Integrado aos módulos de engenharia de produto e Planejamento, permite um controle integrado e total do ciclo de elaboração dos produtos. Oferece recursos para registrar tempos produtivos e improdutivos e quantidades produzidas, inclusive com captação eletrônica de dados diretamente das máquinas. As informações geradas são utilizadas para: • Ajuste automático da programação, em tempo real • Custeio de produtos • Indicadores de Produtividade, através de relatórios e gráficos. Benefícios: • 100% de confiabilidade nos dados de produção • Disponibilidade da informação em tempo real • Maior velocidade na reação aos problemas identificados • Melhor suporte de informações para tomada de decisão 7. Pós-Cálculo – Comparação entre Previsto e Realizado A gráfica realiza a formação de preços a partir de uma estimativa de custos, que consideram a eficiência dos recursos, consumo de matéria prima e uma estrutura de custos prevista. Considerando que ocorrem muitas variações durante a produção, é fundamental que a gráfica conheça os custos reais incorridos. Somente desta forma será possível melhorar as estimativas e fornecer preços mais adequados que permitam manter a rentabilidade do negócio. Recurso Metrics Printware: ACR – Analise de Custos e Resultados O Metrics ACR registra todas as informações de custos previstos no orçamento, incluindo materiais, mão de obra, terceiros, comissões, etc. Os dados reais são capturados pelos sistemas operacionais de produção, estoque e financeiro. Através de consultas e análises gerenciais, é possível identificar onde ocorreram as variações, as causas e os impactos na rentabilidade de cada produto e cliente. Benefícios: • Identificação das variações de produção para programas de melhoria • Melhoria no processo de precificação • Melhores negociações com clientes