A IBEP Gráfica Ltda, empresa pertencente ao Grupo IBEP que possui as Editoras IBEP, Companhia Editora Nacional e Editora Conrad, está utilizando o sistema de gestão integrado da Metrics Sistemas de Informação para superar os gargalos da produção e se posicionar entre as empresas mais produtivas do segmento. Foi a partir de janeiro de 2008 que a IBEP Gráfica Ltda iniciou suas atividades como empresa independente, mas desde a época da Drupa de 2004 a empresa vem realizando investimentos significativos para tornar-se muito forte no segmento de mercado em que atua: o de produção de livros didáticos e revistas, um nicho  muito sensível em qualidade gráfica, custos e prazos. Para tanto, a direção assumiu um rigoroso compromisso de retorno sobre o investimento, o que significou a busca pela eficiência máxima na utilização dos recursos disponíveis. De acordo com José Geraldo Toledo Filho, Diretor Industrial da IBEP Gráfica Ltda, o parque gráfico da IBEP existe, na verdade, desde 1972, mas até 2004 atendia apenas as editoras da empresa. Ele conta que todos os processos, desde orçamento, até emissão de nota fiscal, eram feitos manualmente ou, no máximo, usando planilhas eletrônicas, tipo Excel. “Com a abertura para o mercado externo, sentimos a necessidade de acelerar nossos processos internos e de ter controles mais eficientes, que nos dessem uma visão geral de cada etapa da produção”, diz. Foi a partir dessa necessidade que surgiu a parceria com a Metrics para implementar sua plataforma de gestão da produção, com módulos  que proporcionam uma visão integral do processo produtivo e com informações consistentes sobre todo o fluxo de trabalho. “Após uma análise criteriosa sobre as necessidades reais da gráfica, optamos por implementar o sistema por etapas”, afirma Toledo Filho. Nesta primeira fase do projeto, a IBEP implementou o módulo de orçamento, destinado a elaborar os pedidos de forma mais ágil e com um nível superior de precisão. “Era a ferramenta que precisávamos para otimizar a captação de serviços e alinhar as vendas com a linha de produção e as demais áreas da empresa, o que de fato conseguimos em pouco tempo de uso”, comenta Toledo Filho. Na segunda fase, explica ele, “implantamos, ainda parcialmente, o módulo de acompanhamento da produção - o JobTrack – porque percebemos a importância de ter informações, em tempo real, diretamente dos sistemas de controle numérico das máquinas. Com estas informações, os nossos gestores de produção passaram a monitorar todos eventos do processo produtivo e avaliar continuamente a performance da fábrica em nível geral e por equipamento”, assinala o executivo. Uma das grandes vantagens do JobTrack está, exatamente, na maior precisão do custeio dos produtos na fábrica. “Este é um dos pontos estratégicos do negócio e uma das exigências que colocamos para a Metrics como condição para a adotar a sua plataforma. Hoje, o sistema consegue realizar de forma rápida e organizada a formação de preços, a partir de uma estimativa de custos, considerando variáveis como a eficiência presumida dos recursos, o consumo de matéria prima e uma estrutura de custos prevista”, explica ele. A principal vantagem disto, avalia o executivo, está na possiblidade de se fazerem ajustes pontuais e rápidos na programação, até de forma automática, e atuar em tempo real. “O sistema nos abastece, o tempo todo, com indicadores de produtividade em vários níveis de abordagem, através de relatórios e gráficos que são úteis, não só para o manejo da produção, mas também para análises históricas”, prossegue Toledo. “Na mesma fase implantamos o módulo de planejamento, que tem por objetivo planificar a produção, focando na otimização das instalações para maximizar a eficiência da gráfica. O planejamento ganhou, desta forma, um alto nível de precisão e agilidade. Se, por exemplo, recebemos um pedido de última hora, conseguimos saber exatamente quais as máquinas da gráfica poderiam ser usadas e quanto tempo elas demorariam para concluir as impressões. Assim garantimos com precisão o cumprimento dos prazos de entrega, sem precisar começar o planejamento da forma usual – primeiro com a montagem do fluxo de produção para depois gerenciar o trabalho das máquinas”, explica o executivo. “Felizmente, no nosso caso, os volumes de produção cresceram muito. Contudo, a permanente utilização dos controles permitiu organizar a empresa e melhorar a qualidade no atendimento ao cliente, no cumprimento de prazos e no controle dos custos”, comenta Toledo. Para a fase seguinte do projeto, a IBEP resolveu integrar também o módulo de almoxarifado. Isto porque a equipe de produção queria ter o controle integrado e inteligente de estoque, garantindo maior racionalidade na gestão de matéria-prima, com o conseqüente ganho de produtividade.  “A partir desta implemenntação, todos os parâmetros de materiais foram contemplados e organizados. Hoje, eles formam uma única base de dados, tanto para o cálculo dos orçamentos como para o planejamento e controle da produção”, diz o executivo . Evoluindo ainda mais na integração, a IBEP passou a envolver também as áreas administrativo-financeiras. Ao adotar o módulo financeiro do Sistema Metrics, a empresa visava acompanhar o faturamento, de modo a assegurar que, em todas as operações, estão sendo respeitadas as condições acordadas na venda, além de automatizar a emissão das notas fiscais e a geração dos títulos para cobrança. “As informações são registradas em um banco de dados único, que mantém registro de todas as operações executadas no sistema. Isto assegura integridade e segurança no tratamento dos dados financeiros da empresa. Este nível de organização foi rapidamente incorporado nas nossas rotinas administrativas”, prossegue Toledo. Com 350 funcionários, a IBEP Gráfica dispõe de seis rotativas heat set off set e quatro impressoras planas formato 102, que alimentam 3 maquinas de lombada quadrada PUR/Hotmelt, além de 3 grampeadeiras. A empresa trabalha também no processo Digital. Hoje, a IBEP Gráfica se orgulha de produzir revistas  com  altíssima qualidade de reprodução  e livros didáticos para todas as classes sociais No ano passado, a gráfica recebeu quatro troféus de excelência gráfica (processos rotativos com heat set, off set plana e digital), na maior premiação do setor na América Latina, o prêmio Fernando Pini. De acordo com Osmar Barbosa, diretor da Metrics, à medida em que a indústria gráfica avança na modernização de sua estrutura e de suas políticas de gestão, maior é a exigência das empresas quanto à capacidade de planificação dos ganhos sobre os investimentos em tecnologia e insumos. “Nosso papel como fornecedor é a de entender ao máximo o negócio dos clientes e prover soluções que realmente gerem um impacto positivo nos resultados da gráfica – como é o caso da IBEP”, assinala Barbosa.