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A Fit Graphics, especializada em impressões off-set e digitais, implantou um novo sistema de gestão que hoje proporciona à sua direção uma visão global e pormenorizada de todas as operações do dia-a-dia. Trata-se da plataforma de gestão integrada Metrics, um poderoso conjunto de ferramentas de software que se adapta às necessidades e ao porte de cada empresa. Graças à integração e automação dos processos proporcionados pela plataforma, os gestores das várias áreas da Fit Graphics têm agora acesso, em tempo real, a todos os dados necessários ao controle e ao planejamento do trabalho, o que resultou em incremento da produtividade e na redução pela metade no nível de desperdício de material.
Foi devido à expansão dos negócios e para otimizar o atendimento a diversos clientes, que atuam em segmentos como o publicitário, o editorial, o industrial e o bancário, que a gráfica sentiu necessidade de modernizar e automatizar seus processos de gestão e iniciou a implementação do Metrics.
Ao explicitar as motivações do projeto, a diretora Rosana Siqueira Corrêa lembra que a Fit Graphics precisava de uma plataforma tecnológica que propiciasse plena confiabilidade para subsidiar as tarefas gerenciais. “O maior desafio de um gestor é ter em mãos números que demonstrem a situação financeira atual e a tendência para a qual estão rumando os negócios da empresa. Para isso é imprescindível que todos os processos estejam integrados para que nenhum dado se perca na atividade produtiva”, enfatiza ela.
Anteriormente, a gráfica utilizava um sistema de compras e controle de estoque desenvolvido internamente, o qual funcionava em conjunto com outras soluções. Além disso, eram empregadas numerosas planilhas em Excel para acompanhar áreas como o fluxo de caixa, em meio a várias outras.
Suporte a uma visão macro
A verdade, porém, prossegue Rosana, é que este sistema antigo dispunha de recursos limitados e não permitia obter uma visão macro de toda a operação. “Era necessária a elaboração de muitas planilhas com informações paralelas, o que demandava muito tempo e não oferecia total confiabilidade”, detalha ela.
Diante, portanto, do imperativo de elevar a eficácia da gestão, a Fit Graphics acabou por selecionar e adquirir a solução ofertada pela Metrics. Conforme a diretora, ela se destacou naquele momento, na comparação com seus concorrentes, por ser um sistema avançado que abrigava numerosas ferramentas.
“Precisávamos de uma alternativa que controlasse todos os equipamentos da produção. A maioria das plataformas oferecia praticamente os mesmos recursos, porém o Metrics tinha um diferencial em sua eficiência nos controles, pois seus relatórios expressam com exatidão tudo que é apontado”, especifica Rosana. Além dos recursos técnicos, outra vantagem ofertada pela Metrics, complementa a diretora, foi a flexibilidade na implantação.
Percorrendo as etapas previstas no cronograma, o projeto foi iniciado em outubro de 2008 e concluído em janeiro último. Foram assim implementados os módulos Comercial, Orçamento e Produção, Financeiro, Compras, Controle de Estoque, Job Track com Apontamento de Produção e Pós-Cálculo.
De acordo com a executiva, o fator que mais facilitou a automatização foi, em especial, a integração do módulo de Compras ao de Controle de Estoque, além de o módulo Apontamento de Produção alimentar o de Pós-Cálculo. Dessa maneira, houve, por exemplo, uma melhora de 100% na eficiência da monitoração do estoque, estima ela. “Todas essas informações eram organizadas em planilhas que, por estarem separadas, não refletiam com precisão o que ocorria na realidade”, compara ela.
Parametrização do sistema
Para que o sistema fosse parametrizado e utilizado de forma integrada, foi programado um período de uso prévio em ambiente de teste. Nesse sentido, conta Rosana, a gráfica alocou um funcionário da área de TI totalmente dedicado ao empreendimento, o que, segundo ela, influenciou bastante no grau de efetividade conquistado.
De resto, a diretora assinala que não houve dificuldade no que se refere à adaptação cultural à nova plataforma. “Por se tratar de uma ferramenta muito mais moderna e eficiente do que a que tínhamos anteriormente, ela foi muito bem aceita por todos. Os funcionários foram treinados e monitorados e hoje demonstram muita familiaridade com o sistema, que facilita e agiliza a rotina de trabalho”, revela.
Fazendo um balanço dos resultados obtidos até agora, Rosana reafirma, em primeiro lugar, a confiabilidade alcançada em relação às informações e ao encadeamento dos processos produtivos. “Este é exatamente o principal motivo pelo qual escolhemos o Metrics. Os controles são totalmente confiáveis”, salienta.
Outro benefício conquistado foi uma expressiva economia de tempo, dado que “as informações estão disponíveis a qualquer momento, sem a necessidade de ficarmos elaborando relatórios”. Da mesma forma, os custos foram reduzidos: “Por termos maior controle sobre a produção, as compras e, sobretudo, o estoque, diminuímos significativamente, em cerca de 50%, o desperdício de material”, conclui ela.
Contando com um time de 15 colaboradores, a Fit Graphics atende todas as demandas de impressão off-set e digital com dados variáveis, trabalhando com pequenas e médias quantidades e acabamentos especiais personalizados. Como exemplos de avanços tecnológicos adotados, a empresa abriga máquinas off-set Roland e KBA e emprega a tecnologia de impressão digital com equipamento MGI DP 60, o primeiro no Brasil, e Konica Minolta, que confere flexibilidade no dimensionamento das tiragens. A Fit Graphics foi ganhadora do Prêmio de Excelência em Fornecimento 2003, oferecido pela HP Brasil.
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