Ao longo dos últimos anos, as indústrias de conversão e impressão têm passado por um processo acelerado de modernização de máquinas e insumos. Do ponto de vista técnico, a produção está mais automatizada e a qualidade do produto final está muito melhor.

A abertura do mercado para novos fornecedores de tecnologia, a facilidade de importação e o acesso ao crédito permitiram que um grande número de empresas tivesse acesso a estes novos equipamentos.

Como decorrência, antigos diferenciais competitivos que um aparato moderno garantia, vão deixando de ser diferenciais e tornando-se simples pré-requisitos: a empresa precisa ter os equipamentos de maior tecnologia para permitir reduzir custos e oferecer produtos de qualidade no nível da concorrência.

No entanto, somente ter equipamentos modernos já não é suficiente: é necessário ter estratégia diferenciada, processos de gestão e controle eficientes e agilidade no atendimento ao cliente. Aqui reside o grande desafio das empresas: estes diferenciais têm que ser criados e cultivados internamente, pois são resultado da cultura da empresa, das pessoas que a compõe, da sua organização e dos seus processos de controle implementados.

Ao criar sua estratégia de ação a empresa precisa definir seu posicionamento em dois pontos fundamentais: quais produtos e serviços oferecer e a que nível de preço.

Dentro destes pontos deve encontrar seus diferenciais

Muitos fatores devem ser considerados ao definir a estratégia. Neste artigo, vamos nos concentrar em dois pontos em particular: a complexidade exigida nos processos para entregar os produtos e serviços e o nível de ocupação e eficiência da produção.

Complexidade dos produtos e serviços oferecidos

A complexidade é determinada por diversos fatores: especialização técnica, conhecimento de processo, nível de qualidade exigido, disponibilidade de equipamentos, volume a produzir, tempo de entrega, logística etc.

Quanto maior a complexidade menor será a concorrência.

Novos equipamentos e tecnologias que simplificam cada vez mais os processos de industrialização também abrem a porta para elevar a concorrência. Quanto maior a concorrência, maior a tendência de redução de preços.

Ao se posicionar para atender o mercado com produtos e serviços de baixa complexidade de produção, a empresa deve estar preparada para enfrentar uma concorrência maior, portanto com níveis de preço reduzido. Por outro lado, a maior complexidade de produção atua como uma barreira de entrada aos competidores, permitindo a prática de margens mais elevadas.

Nível de Ocupação e eficiência da produção

Para cumprir seus objetivos, a empresa precisa de uma estrutura produtiva composta por máquinas, instalações, pessoas e processos de controle. Esta estrutura gera um custo que deve ser pago, ao final do mês, havendo ou não produção. Por isto são chamados “Custos Fixos”. Estes custos devem ser divididos entre os produtos fabricados no período; e cada um deve pagar sua parcela proporcional.

Outra parte dos custos somente ocorre no caso de existir produção: consumo de materiais, serviços de terceiros, etc. São os “Custos Variáveis”.

Desta forma, o custo de produção é determinado pela formula a seguir:

Apesar da simplicidade e obviedade desta fórmula, muitos gestores não se atentam às suas conseqüências. Vamos tomar um exemplo numérico:

O volume de produção é determinante no custo do produto, como exemplificado acima. Enquanto que no cenário (1) o custo unitário é de 0,15, este mesmo custo passa a ser de 0,095 no cenário (2), efeito da maior ocupação dos recursos produtivos.

Considerando que o custo de produção deve ser a base para formação do preço de venda, a capacidade da empresa de reduzir seus preços para enfrentar a concorrência está diretamente ligada à sua capacidade de elevar o nível de ocupação e eficiência da produção.

Níveis de ocupação e eficiência mais altos significam maior competitividade e/ou maior rentabilidade.

Posicionamento estratégico

O gráfico a seguir demonstra o cruzamento destes dois fatores que influenciam na estratégia da empresa e seus resultados: a complexidade da produção e o nível de ocupação.

As zonas de posicionamento estratégico estão descritas a seguir:

O grande desafio das empresas está dois pontos:

1.    Criar produtos e serviços que tenham uma complexidade suficiente para garantir um diferencial de forma a limitar a ação da concorrência, seja pelas características do produto em si ou pelos serviços agregados.

2.    Elevar a ocupação da estrutura produtiva e aumentar os níveis de eficiência de forma a reduzir os custos unitários.

Estes dois pontos dependem fundamentalmente da gestão, dos processos de controle e programas de melhoria. A seguir, tratamos de duas áreas essenciais para enfrentar estes desafios: O Planejamento e o Controle da Produção.

A importância do Planejamento da Produção

Planejar é antecipar, estabelecer um plano de ações, com base em informações disponíveis, para atingir objetivos pré-determinados. Sempre que definimos ações a serem executadas no futuro, estaremos planejando.

Em uma indústria, é relativamente simples gerenciar a um nível de ocupação de 50%.  Qualquer problema pode ser compensado pela ociosidade disponível. À medida que a ocupação sobe para 70% a 80%, a complexidade dos controles aumenta, sendo comum a ocorrência de atrasos, erros de produção, elevação do estresse entre as pessoas etc. Os custos aumentam, e os próprios clientes passam a ficar insatisfeitos. Aumenta a rotatividade da equipe e, como efeito quase natural, a ocupação retrocede até o ponto em que a estrutura consegue operar sem grandes problemas.

Para permitir obter níveis de ocupação altos, é necessária a implementação de processos de trabalho e ferramentas de controle que permitam tomar decisões rápidas e seguras, garantindo que os produtos serão entregues nas datas acordadas e produzidos dentro do nível de eficiência esperado.

Em uma empresa pequena, é possível trabalhar com controles manuais, com base na comunicação entre pessoas. Numa empresa média ou grande, torna-se fundamental a implementação de sistemas informatizados que permitam organizar a produção e gerenciar a uma quantidade grande de informações.

Considerando que a indústria de conversão e impressão tem suas características particulares, é importante que estas ferramentas tenham recursos desenvolvidos para as necessidades do segmento, o que facilita a implementação e o uso.

Como exemplo de sistema citamos o Metrics Planner, que oferece o conceito de Planejamento Colaborativo. O elemento central do Planejamento Colaborativo é o sistema computacional integrado, que automatiza tarefas e  controla sua execução, permitindo que cada participante receba as informações que necessita e tome as ações necessárias a cada momento. O sistema gerencia:

-         Especificação dos produtos

-         Pedidos e Ordens de Produção;

-         Compromissos assumidos com clientes;

-         Planejamento das atividades nos equipamentos;

-         Planejamento das atividades em terceiros;

-         Acompanhamento da Produção;

-         Produtividade das máquinas;

As informações são completamente integradas e atualizadas em tempo real. Um novo pedido é imediatamente adicionado ao planejamento, e qualquer modificação em especificação ou quantidade reajusta imediatamente as datas previstas. A programação fica disponível para os operadores das máquinas, e os dados de produção ajustam o planejamento, em tempo real.

Ferramentas automatizadas de planejamento, com interface simples e intuitiva, permitem que as pessoas lidem com a complexidade e o volume de informações.

Exemplo de tela do sistema Metrics Planner para Planejamento da Produção

Controle da Produção como ferramenta de Gestão

O Controle da Produção deve garantir que os produtos sejam produzidos de acordo com o planejamento, ou seja, nas datas previstas e com o nível de eficiência projetado.

Além disto, deve fornecer informações que permitam calcular os custos reais de produção, medir a produtividade dos equipamentos e seu nível de utilização, identificar as principais causas de improdutividade e desperdícios de forma que seja possível implementar programas de melhoria.

Para cumprir estes objetivos é necessário implementar um sistema de apontamentos de produção que forneça informações confiáveis e permita extrair relatórios e gráficos para análise. Devem ser criados indicadores de eficiência, preferencialmente dentro de uma metodologia semelhante ao OEE (Overall Equipment Effectiveness – Eficiência Global do Equipamento) e definidas metas de melhoria para todos os setores.

O sistema Metrics JobTrack é uma ferramenta desenvolvida especialmente para a indústria de conversão e impressão, que permite implementar todos os controles de produção e extrair os indicadores para medição de eficiência.

Exemplo de tela do sistema Metrics com indicadores de Eficiência de máquinas

Conclusão

Entre os diversos fatores que contribuem para o sucesso da empresa, dois devem ser considerados com muita atenção: o nível de complexidade dos produtos e serviços oferecidos e o nível de ocupação e eficiência da produção.

As empresas mais rentáveis serão aquelas que conseguirem trabalhar com um alto nível de ocupação, que permite reduzir os custos unitários, aliado a produtos e serviços que são relativamente complexos de produzir, o limita a entrada de concorrentes.

Para criar uma estrutura com estas características a empresa devem evoluir seus processos internos de gestão e controle, criando uma cultura de excelência voltada para resultados.

Especialmente em empresas médias e grandes, a implementação de sistemas informatizados de Planejamento e Controle da Produção é fundamental para permitir gerenciar o ambiente produtivo, medir eficiência e estabelecer programas de melhoria.

Sobre o autor

Osmar Barbosa é Diretor Geral da Metrics Sistemas de Informação (www.metrics.com.br) e autor do livro “Vender, Controlar, Melhorar – Uma visão da Gestão de Produção na Industria Gráfica”, disponível para venda no site da livraria cultura: www.livrariacultura.com.br.