Quando uma edição da Revista Veja chega às bancas, não é entregue aos leitores apenas um calhamaço de reportagens e publicidades, mas o resultado de um processo sofisticado e complexo de impressão. Com capacidade de produzir até 350 milhões de revistas por ano, a Gráfica Abril gera semanalmente 25 variações da mesma edição da Veja, além de ser responsável pela impressão de todas as outras publicações da Editora Abril.
Este desafio de impressão e logística fez com que a gráfica iniciasse uma busca por novos sistemas para gerenciamento da produção. A Metrics, no início de 2006, foi o pontapé para um projeto que motivou o desenvolvimento do primeiro ERP gráfico flexível, a ser usado por toda a empresa.
Com o sistema, os responsáveis pelos pedidos de produção das revistas enviam de maneira informatizada à gráfica todos os detalhes da publicação, como número de páginas, quantidade de anúncios e prazo de entrega nas bancas. Essa solicitação, depois de aceita pelo gestor da gráfica, gera automaticamente uma ordem de produção na fábrica, mas com um diferencial:
o sistema planeja exatamente todo o funcionamento da produção das revistas até a expedição final. Ele consegue gerenciar toda a cadeia produtiva e inserir esse novo pedido na programação da fábrica com determinações precisas de quais máquinas poderão fabricar as revistas dentro do prazo previsto para chegar às bancas de todo país.
Como há pouco tempo entre os pedidos e a distribuição das publicações, esse maior controle da logística de produção faz com que a gráfica ganhe mais tempo e administre melhor sua infra-estrutura, além de poder atender de forma ágil aos outros eventuais pedidos de última hora, como inclusão de propaganda e acréscimos de encartes e cupons em circulações localizadas.
Em 2001, a Gráfica Abril já havia tentado desenvolver internamente um processo como este para tornar mais prático e rápido o atendimento aos pedidos de produção. Nele, os responsáveis por solicitar novas publicações enviavam de forma informatizada os pedidos de produção apenas com informações essenciais, como data de entrega e número de páginas. Antes deste processo, contudo, o sistema era ainda mais arcaico, com ordens de serviço solicitadas para cada etapa da produção.
“Tudo era manual e o modelo das impressões de revistas eram copiados para cada um dos operadores de máquinas acompanhar a impressão”, explica Cláudio Baroni, diretor da Gráfica Abril.
Depois de seis anos de uso das emissões online dos pedidos, a parceria com a Metrics foi fechada, levando adiante o projeto de um sistema de gestão integrada. As idéias de inovação e melhorias, desenvolvidas pela fornecedora especialmente para a gráfica, tiveram de ser aplicadas em fases para que cada etapa pudesse ser ajustada conforme as necessidades de cada revista e também de cada área da empresa.
De ponta a ponta O sistema de monitoramento Metrics Job Track foi implementado para permitir a supervisão do trabalho das máquinas no chão de fábrica e acompanhar o status de cada trabalho. Por meio de sensores, as informações são capturadas eletronicamente e depois enviadas para todas as áreas da empresa, que acompanham a situação de cada máquina e do processo em tempo real. “Ganhamos produtividade e diminuímos as perdas de papel, nosso principal insumo”, afirma Baroni.
Depois dessa fase, outro sistema – o Metrics Planner– aloca as atividades das máquinas e, assim, planeja melhor a produção. Ou seja, se um pedido é feito de última hora, é possível saber exatamente quais máquinas da gráfica poderiam ser usadas e quanto tempo elas demorariam para concluir as impressões, garantindo o cumprimento dos prazos de entrega, sem precisar começar o planejamento da forma usual – primeiro com a montagem do fluxo de produção para depois gerenciar o trabalho das máquinas.
Agora, a lógica da produção da gráfica é feita de maneira reversa, com todo o fluxo moldado com base no esquema logístico de entrega, envolvendo o abastecimento coordenado de centenas de caminhões, responsáveis por se deslocar para centenas de municípios no local exato e dentro do prazo determinado.
Todos os parâmetros logísticos de cronogramas, fluxogramas e ordens de produção são controlados por meio de uma interface gráfica. O sistema também permite que o trabalho das máquinas envolvidas no processo e dos recursos alocados nas produções seja acompanhado remotamente. “Sabemos exatamente o que cada uma das máquinas está produzindo, a ocupação dos equipamentos, a disponibilidade de novos pedidos, entre outros”, diz Baroni. Atualmente, uma terceira fase do projeto está sendo desenvolvida e testada. Nela, os responsáveis pelos pedidos de produção de novas publicações são integrados ao processo de automação gráfica, podendo até intervir no planejamento da produção quando necessário. Segundo o diretor, a boa aceitação do sistema, que conta com interface simplificada, está indo de vento em popa. A toda prova.
Matéria Publicada na Revista Information Week
